Электронный документооборот и отчетность

Тщательный учет, отчетность и ведение первичной документации имеет первостепенное значение в деятельности каждого предприятия. Современные технологии выводят на лидирующие позиции новые возможности для документооборота любой компании. Они формируют действенные инструменты, позволяющие оптимизировать работу с документами.

Законодательная база предполагает ведение учета и отчетности в электронном виде. Многие компании переформатируют свои методики учетной и отчетной формы, и активно модернизируют текущую деятельность в пользу совершенства и систематизации. Работа в привычном режиме и составление первичных документов требует вторичного контроля и проведение анализа на основе сводных таблиц, сформированных вручную. Такая концепция не исключает вероятности бухгалтерских, кадровых и ошибок организационного порядка. Это значительно тормозит подготовку и своевременную сдачу финансовой отчетности, снижает уровень эффективности труда и предоставления оперативной информации контролирующим органам.

Модернизация – перспективность развития предприятий

Бумажные варианты необходимо подписывать, сканировать, заверять, передавать по электронной почте с последующим предоставлением оригиналов. Внедрение электронного документооборота в Украине облегчает задачи исполнителей, и расширяет возможности руководства предприятий. Для европейских стран, электронный документооборот является успешной и динамично развивающейся практикой. Функциональные возможности такой методики работы включают в себя:

1. Функционирование в защищенном формате. Использование двух ключей защиты обеспечивает конфиденциальность информационного ресурса. Секретный ключ доступен только подписанту, а открытый ключ является доступным для проверки подлинности подписей.
2. Законность в использовании. Электронные подписи являются аналогом собственноручных, что гарантирует правдивость внесенных и переданных данных, исключает вероятность отказа подписанта от законных обязательств. Электронные документы регламентированы на законодательном уровне и регулируются не только конституционным правом, но и рядом нормативно-правовых актов.
3. Безопасность гарантируется государственными органами, которые осуществляют экспертизу средств, задействованных в работе с ЭЦП.
4. Важность и конструктивность. Сводится к минимуму вероятность искажения документа и гарантируется предоставление его в первозданном виде.

Устаревшая практика, включающая в себя кипы журналов и хранение их в архивах, постепенно сменяется внедрением комплексов, обеспечивающих полноценную работу электронных документов и отчетной информации.

Пути перехода к новым технологиям работы

Специально аккредитованные центры, государственные налоговые инспекции предоставляют широкий спектр информации, в сегменте данного вопроса. На своих официальных сайтах, они подробнее детализируют возможности перехода в электронный режим работы, предоставляют полный список Учетных систем. С помощью онлайн чата, клиентам предоставлена возможность получения дополнительной информации в индивидуальном порядке. В дистанционном режиме, можно не просто получить подробную информацию, но и оформить заявку на интеграцию.

Убедившись в надежности и перспективности электронного механизма, необходимо иметь два обязательных инструмента:

• Программное обеспечение и поддержку.
• Электронная цифровая подпись.

Обеспечив компанию базовыми элементами, руководство расширяет свои возможности не только в основной сфере деятельности, но и повышает свой статус, привлекает партнерские интересы и выступает надежным и современным представителем современного рынка страны.

Преимущества электронного документооборота

Простота и удобство в привычной учетной системе - весомый аргумент интеграции. Для крупных и средних компаний, различного направления деятельности, важен индивидуальный подход в рамках реализации их бизнес-проектов и подготовке новых бизнес идей. К числу преимуществ интеграции в максимально подходящую систему, посредством электронного документооборота относятся:

• Обмен информационным ресурсом на безопасной основе.
• Полная оптимизация бизнес - процессов на всех этапах.
• Самостоятельный выбор учетной системы.
• Увеличение документооборота, скорость в выполнении поручений и текущих обязательств.
• Экономия финансового ресурса.

Полноценный современный формат деловых отношений – серьезный и уверенный шаг в успешное будущее. Успешная адаптация и переход предприятий в электронный режим позволит укрепить их статусность, и станет стартовой позицией бизнеса страны в целом!