Всеукраїнський загальнополітичний освітянський тижневик
Персонал Плюс - всеукраїнський тижневик

Забезпечення офісу всім необхідним

Робота будь-якого офісного співробітника має на увазі не тільки постійне використання оргтехніки, але і складання паперової звітності, ведення листування. Крім того, нам необхідно фіксувати потрібну інформацію, готувати документи, тому існування навіть самої невеликої компанії немислимо без канцелярських товарів.  Враження про компанію часто багато в чому залежить від зовнішнього вигляду офісу і від того, які предмети знаходяться на столах персоналу. У бізнесі немає дрібниць.

У офісного працівника все завжди має бути під рукою - належної якості і в необхідній кількості: витратні матеріали та канцелярське приладдя.

Якщо раніше, наприклад, років 7-10 тому в набір канцтоварів для офісу входив стандартний список: папір, блокноти, ручки, стержні, лінійки, олівці, то зараз цей список збільшився.

Забезпечення невеликого офісу всім необхідним передбачає наступне:

  1. Розрахунок потреби в необхідних товарах, закупівля, облік витрачання канцтоварів, витратних матеріалів та інших товарів для офісу.
  2. Замовлення рекламної продукції.
  3. Аналіз потреби в обладнанні та його закупівля.
  4. Організація ремонту обладнання (при необхідності).
  5. Закупівля меблів.
  6. Укладення (переукладання) договорів оренди, послуг зв'язку (телефони, інтернет).
  7. Організація підписки на періодичні видання, отримання і відправка пошти.

Замовлення канцтоварів та рекламної продукції здійснюється періодично, що ж стосується закупівлі обладнання та меблів, то цю роботу можна віднести до розряду разових.

Перш за все, господиня офісу має скласти свій власний перелік канцтоварів і господарських речей, необхідних для нормального функціонування роботи офісу. В принципі, стандартний набір канцтоварів для невеликого офісу приблизно однаковий, однак у кожної організації є своя специфіка.

Крім того, якщо офіс новий, необхідно провести разові закупівлі. Так як ці покупки робляться один раз, до них варто віднести більш серйозно: вивчити різні пропозиції на ринку, вибрати найбільш підходящий варіант. При цьому в розрахунок слід приймати такі критерії, як співвідношення ціни і якості, комплексність поставки (чим більше вдасться закупити в одному місці, тим менше часу буде витрачено на закупівлі), умови доставки (наявність, вартість і терміни доставки). Крім того, для кожної конкретної організації можуть мати значення й інші фактори. Наприклад, якщо компанія швидко зростаюча, то варто звернути увагу на можливість додаткової закупівлі меблів тієї ж партії.

Після того як складені списки всього необхідного, важливо точно розрахувати обсяг і періодичність закупівель.

В даному питанні може бути кілька підходів, в тому чи іншому вигляді використовуваних в різних компаніях.

Перший підхід – «По ситуації»: канцтовари купуються «на око», якщо секретар бачить, що щось закінчується. Ніякий облік не ведеться. Купується і витрачається стільки канцтоварів, скільки потрібно.

Цей найбільш простий спосіб використовується зазвичай недосвідченими секретарями. Однак це не зовсім надійний і до того ж це самий марнотратний спосіб. Наприклад, в одній компанії в розпал підготовки до виставки закінчився порошок в копірі, а запасного картриджа не виявилося. І оскільки необхідно було терміново зробити велику кількість копій, довелося робити їх платно в копіювальному центрі. І це при наявності власного потужного копіювального апарату.

Другий підхід – «Збір заявок». У цьому випадку потреба в канцтоварах визначається шляхом збору заявок від персоналу. Секретар заздалегідь збирає заявки від керівників і співробітників, формує єдиний перелік, погоджує його з керівництвом, після чого централізовано і одноразово робить закупівлі на сайті Любе. Це більш обгрунтований і економічний спосіб, він дозволяє уникнути непередбачених ситуацій і непотрібних витрат. Однак при використанні даного способу витрати компанії безпосередньо залежать від економності і порядності персоналу.

Третій підхід – «Системний». При цьому підході також використовується система збору заявок, але відмінність його в тому, що аналіз проводиться з двох сторін. З одного боку, з'ясовуються суб'єктивні потреби працівників шляхом надання заявок, з іншого боку, проводиться постійний облік і аналіз фактично витрачених канцтоварів. Після чого ці дані поєднуються і виводяться нормативи витрачання канцтоварів, які і складають основу системи закупівель.

Заплануйте бюджет

Як правило, бюджет організації складається і на канцелярію на цілий рік. На нього треба орієнтуватися і відступати від нього небажано, тільки у виняткових випадках. Є такі підприємства, які не закладають до бюджету витрати на канцелярію і закуповують все по факту. Але це не зовсім доцільно. Краще планувати і відстежувати витрати. Коли ви можете контролювати витрати, у вас не буде «білих плям» в бюджеті. А це, важлива деталь в будь-якому бізнесі.

Вигідна угода

Природно, канцтовари підприємства замовляють в спеціальних магазинах. Для постійних або великих клієнтів в такому разі практично завжди працюють знижки або партнерські бонуси. Виходить, що такі періодичні покупки на постійній основі вигідні обом сторонам: і підприємству, і магазину. Тож представникам компанії краще відстежувати різні пропозиції і вибирати для себе оптимальні. Поєднання економії і якості-завжди привабливий тандем, навіть у закупівлі канцелярських товарів і витратних матеріалів для офісу.

Мода - теж важливо!

Як створюється мода на канцтовари? Так само, як і на все інше в нашому житті - машини, книги, сумки, годинники, спосіб життя.

Сьогодні актуально створення «чоловічих» і «жіночих» колекцій, що враховують побажання і смаки майбутніх власників. «Чоловічі» кольори нового офісного сезону - болотно-зелений, хакі, теракотовий, коричневий і фіолетовий. "Жіночі" - пастельний зелений, рожевий, ванільний жовтий і розбавлений фіолетовий. Також популярні стильні комбінації різних кольорів і оформлення візерунком.

Канцелярські товари - це не тільки зручний інструмент для роботи, але і спосіб виразити себе.

вгору

© «ПЕРСОНАЛ ПЛЮС». Усі права застережено.

Передрук матеріалів тільки за згодою редакції.
При розміщенні матеріалів в Інтернет обов’язкове посилання на сайт видання. Погляди авторів можуть незбігатися з позицією редакції

З усіх питань звертайтеся, будь ласка, gazetapplus@gmail.com